De (papieren) administratie ordenen
Startershandleiding (1)
Of je de administratie nu op papier, digitaal of in een mengvorm bewaard: het is altijd goed om een duidelijke ordening te hebben. Hierdoor vind je de benodigde stukken snel terug op het moment dat je ze nodig hebt. In dit stuk geeft Flexify je een simpele structuur voor je (digitale) administratie en krijg je bovendien een paar handige tips en belangrijke aandachtspunten.
Je administratie ordenen:
De papieren administratie kan je het beste bewaren in een ordner (A4 formaat). Voor een klein bedrijf kan je alle onderdelen in dezelfde ordner kwijt, bij een groter bedrijf kan je verschillende onderdelen verdelen over meerdere ordners. Orden alle administratie – zowel op papier als digitaal – volgens deze indeling:
- Inkoopfacturen
- Verkoopfacturen
- Bankafschriften (met pinbonnen)
- Kasboek (met bonnen)
- Contracten, oprichtingsstukken etc.
- (Eventueel) correspondentie
Aandachtspunten:
- Het is handig om elk onderdeel van de administratie op chronologische volgorde te ordenen, dus: de oudste stukken gaan onderop de stapel, de nieuwste stukken bovenop.
- Zorg ervoor dat je verkoopfacturen altijd oplopend genummerd zijn. Als je eerste factuur begint met factuurnummer 1400101, dan heeft de volgende factuur het nummer 1400102 enzovoort.
- Pinbonnen zijn geen inkoopfacturen. Je hoeft je pinbonnen dan ook niet apart in te boeken bij de inkoopfacturen. Je kunt ze op papier het beste bewaren achter het bankafschrift waarop de betaling voorkomt.
Tips:
- Maak -als het mogelijk is- zo min mogelijk gebruik van een kasboek. Het is extra werk om bij te houden en er gaat snel iets mis. Hierdoor kan het lastig zijn om het kasboek kloppend te houden.
- Zorg ervoor dat je alle belangrijke stukken -zoals getekende contracten- op één plek bewaard, zodat je deze makkelijk terug kan vinden.
- Archiveer onder de tab 'correspondentie' voornamelijk alle brieven die je van de belastingdienst krijgt, of naar de belastingdienst stuurt.
Als je de administratie eenmaal op een goede manier hebt geordend wordt het een stuk makkelijker om alles in een systeem te boeken. Kijk in ons stuk over het inboeken van de administratie om hier snel de eerste stappen in te zetten. Heb je nog vragen over het ordenen van je administratie? Neem dan gerust contact ons op door een mail te sturen naar support@flexify.nl.