Tips & Tricks

Het inboeken van de administratie

Startershandleiding (2)

Wanneer je de administratie gaat inboeken in Flexify kan je op een paar dingen letten om het jezelf makkelijker te maken. Je werkt altijd vanuit een geordende administratie. Wil je meer lezen over hoe je die het beste kan ordenen? Bekijk dan ons stuk over De (papieren) administratie ordenen.

Pak je administratie erbij en begin van achter naar voren alles in te voeren. Begin daarbij met je in- en verkopen en ga daarna de bank verwerken.

Flexify biedt je een standaard rekeningschema waar je alles op kunt boeken. Dit is eigenlijk een lijst met een onderverdeling, zoals kantoorkosten, vervoerskosten, omzetbelasting, privé-opname enzovoort. Dit schema kan door elk bedrijf gebruikt worden, maar je kunt natuurlijk altijd extra posten toevoegen of weghalen.

Hier volgen een aantal punten waar je op kan letten als je de boekhouding gaat doen:

Onderverdelen in projecten

Flexify biedt je de mogelijkheid om alle inkomsten en uitgaven gemakkelijk onder te verdelen in projecten. Misschien wil je van een bepaalde bedrijfsactiviteit specifiek bijhouden hoeveel winst er op gemaakt wordt. Het is dan ook handig om vooraf al te bedenken of je een bepaalde onderverdeling wilt hanteren hiervoor, zodat je alles vanaf het begin af aan goed bijhoud.

Een goede inrichting scheelt je de helft van de tijd

Met het voeren van een goede administratie maak je altijd relaties aan. Op die manier kan je goed bijhouden van wie je nog geld krijgt en aan wie je nog rekeningen moet betalen. Bij het aanmaken van een relatie geeft Flexify je de mogelijkheid om al standaardwaardes mee te geven. Deze standaard waardes worden dan automatisch voor je ingevuld als je een relatie selecteert. Dat scheelt een hoop typ- en tikwerk! Als je bijvoorbeeld je relatie aanklikt waar je altijd kantoorartikelen koopt zal dan vanzelf verschijnen dat het een boeking met 21% BTW betreft die op rekening 'kantoorartikelen' geboekt moet worden.

De BTW aangifte is zo gedaan

Als je nauwkeurig bent met het invoeren van de juiste factuurdata dan is de BTW aangifte simpel te doen. Flexify heeft een eigen belastingmanager die je precies laat zien hoe je de aangifte moet invullen. Deze kan je letterlijk overnemen zodra je de aangifte in gaat dienen.

Om verder in je achterhoofd te houden:

• Met Flexify kan je met een druk op de knop zien hoeveel facturen je nog moet betalen of betaald moet krijgen. Kijk ook eens naar hoelang je rekeningen eigenlijk open blijven staan.
• Spullen die je koopt en –per stuk- duurder zijn dan € 450,- mag je meestal niet helemaal als kosten opnemen. De kosten hiervan moet je namelijk uitsmeren over 5 jaren. Dit geef je op met de jaarlijkse belastingaangifte. Met Flexify kan je aangeven dat je de kosten automatisch wilt uitsmeren over 5 jaren.
• Houd er rekening mee dat je niet alle kosten mag opvoeren als zakelijke kosten. De belastingdienst wil bijvoorbeeld niet dat je boetes opvoert. Zorg er dan ook voor dat je bekend raakt met de regels omtrent welke je kosten wel en niet mag aftrekken van je bedrijfsinkomsten.
• Als het mogelijk is, gebruik dan een zakelijke bankrekening, en doe daar dan ook zo min mogelijk privé transacties mee. Zo blijft alles duidelijk en overzichtelijk.

Als je de administratie op de juiste manier inboekt, bespaar je jezelf een hoop tijd en kopzorgen. Het fijne is dat je altijd up to date bent en ook precies weet waar je aan toe bent. Heb je nog vragen over het invoeren van je administratie? Neem dan gerust contact ons op door een mail te sturen naar support@flexify.nl.